J'ai l'intention d'organiser un évènement

L’organisation d’un concert, d’une fête, d’une brocante, d’un évènement sportif … vous tente et vous êtes des bénévoles enthousiastes. Quelles questions se poser avant de se lancer dans l’aventure ?

Nous abordons ici les organisations, par des non-professionnels, d’évènements pouvant rassembler plusieurs centaines voire quelques milliers de personnes. Quand il s’agit de plusieurs dizaines de milliers de personnes, on entre dans une autre dimension.

Logiquement, vous devrez au départ vous poser la question : l’évènement envisagé est-il réalisable dans les délais impartis ? Le lancement officiel ou non de votre projet dépend en effet des conditions émises par l’autorité locale et de votre capacité à réunir les ressources indispensables pour le mener à bien.

La check-list développée ci-après peut vous aider tant pour votre étude de faisabilité préalable que pour la préparation et le déroulement de l’évènement. Il s’agit d’un simple mémo, non exhaustif, développé à titre exemplatif.


LA SECURITE

Autorisation
En tant qu'organisateur de la manifestation, vous êtes le premier responsable pour la sécurité. Un évènement avec un impact sur l’espace public sera, en général, soumis à une autorisation préalable des autorités communales.  
Dans tous les cas, informez-vous avant tout auprès de la commune sur la règlementation spécifique et les formulaires à remplir. 

Réunion de sécurité
Lorsque votre dossier sera prêt et les lignes directrices de l’organisation fixées, la commune pourra vous inviter à une réunion de concertation avec les services de police, incendie, médicaux, le fonctionnaire de sécurité et souvent le service des travaux.
Le Bourgmestre pourra soumettre les installations et l’évènement à des conditions de sécurité spécifiques : accès, horaire, analyse de risque, plan d’urgence … 

Gestion de l’évènement

• Prévoir un responsable pour la sécurité, une cellule de coordination avec les services d'intervention, des stewards pour l’accueil, le dialogue et désamorcer les conflits
• Sélectionner les membres de l’organisation pour leur expérience et compétences, avoir la garantie de leur comportement exemplaire durant l’évènement (éviter tout risque d’état d’ivresse, prévoir des mesures en cas de problèmes, etc.)
• Détailler le plan du dispositif sur le terrain et de la mobilité
• Afficher et annoncer l’heure de fermeture des bars et de fin de vente des tickets boissons, arrêter la vente des tickets boissons 20 minutes avant la fermeture des bars
• Etablir les scénarios d’évacuation en cas d'urgence et lors de la clôture des activités, en concertation avec les services d'incendie et la police. 

Météo
Prévoir une évaluation de la météo 48 heures avant l’évènement permettra de l’adapter ou le reporter en cas de vents violents (vérifier les puissances de vent supportées par les chapiteaux…).

LE PERSONNEL 

Comité d’organisation
A partir de plusieurs centaines de personnes, répartir dès le départ clairement les responsabilités, par exemple les fonctions de :
- Coordination générale 
- Gestion Evènement 
- Administration et Finances 
- Logistique 
- Sécurité & Secours 

Bénévoles et leurs rôles
- Evaluer le nombre requis de bénévoles et déterminer leurs rôles
- Recruter les bénévoles très tôt et recenser leurs compétences/expériences
- Préciser les compétences manquantes et les recruter. 


LES SECOURS ET MESURES D’HYGIENE 

Gestion médicale
- Sur place : Dispositif médical, trousse de secours, local ou zone d’accueil malade/blessé à l’abri de l’agitation.
- Ressources internes (inventaire) : un responsable + personnel médical + membres de l’organisation avec brevet secouriste.
- Ressources externes : numéro du médecin de garde, prévenir service 112 du lieu de l’évènement, adresse et itinéraire vers l’hôpital le plus proche.

Prévention des accidents
Trois facteurs-clés  :

• Garantir un accès rapide/aisé pour les services de secours
• Déterminer qui évalue la situation, appelle les secours et les accueille ; prévoir une check-list médicale pour bien décrire le problème
• Collaborer avec les associations locales ou régionales de prévention des assuétudes alcool et drogue ; encourager les boissons sans alcool ; mettre eau potable gratuite à disposition ; respecter l’interdiction de vente d’alcool aux mineurs.

Hygiène et alimentation
- Désigner un responsable pour contrôler le processus d’hygiène aliments et boissons ; vigilance à la chaîne du froid.
- Mesures d’hygiène : lavage des verres/vaisselle ; nettoyage régulier des espaces en contact avec les boissons et nourriture ; lavage régulier des mains …


LES INFRASTRUCTURES ET ACCES 

Conformité des locaux et installations

• Vérifier que les locaux sont en conformité du point de vue incendie et électricité
• Les chapiteaux, podiums, installations électriques temporaires… doivent être agréés par un organisme et/ou un contrôle des pompiers
• Les sorties de secours ne peuvent pas être neutralisées
• Les extincteurs doivent être répartis, visibles et accessibles

Electricité

• Sécuriser l’alimentation électrique générale de l’évènement
• Eclairer l’extérieur et les abords immédiats en signalant les obstacles
• Prévoir un éclairage de secours portatif en plusieurs endroits + torches électriques

Accès

• Analyser et gérer les flux de circulation automobile, parkings et navettes éventuelles
• Prévoir l’accès des Personnes à Mobilité Réduite
• Mettre en place un système de chicane pour gérer les files d’attentes
• Intégrer les installations sanitaires dans l’enceinte de l’évènement pour y garantir la sécurité et ne pas saturer le dispositif de contrôle de l’entrée
• Si caméras de surveillance : se conformer à la législation et signaler
• Empêcher l’utilisation de projectiles (bulles à verre, chantiers à proximité …).

L’EXECUTION 

Comité

• Coordination générale : contact autorités, suivi des activités de chaque secteur
• Evènement : musique (maîtriser la puissance), artistes, animation, publicité, presse
• Administration et Finances : comptabilité, billetterie, évacuation du cash, droits d’auteurs…
• Logistique : installations, catering, sanitaire, barrières, tables, chaises, vestiaires, gestion des déchets, eau, électricité, chauffage, placement et enlèvement du fléchage sur la voie publique…
• Sécurité : collaboration/communication avec les services de police, gardiennage, sécurité interne, stewards
• Secours : dispositif et personnel médical.

Coordination

• Etablir un organigramme et fixer les tâches de chacun ; intégrer bénévoles et professionnels
• Remettre à chaque membre de l’organisation un plan des lieux avec sorties de secours, zone sanitaire, zone médicale…
• Briefer sur la conduite à tenir en cas d’incident, plan d’évacuation, etc.
• Prévoir un endroit de repos/coordination pour les membres de l’organisation.

Budget
Etablir/suivre un budget pour garantir l’équilibre rentrées escomptées et dépenses.

Assurances

• Vérifier la couverture des assurances de votre association, ...
• Contracter selon les circonstances des assurances complémentaires : incendie, dégâts matériel, responsabilité civile objective …
  

Liaisons et transmissions

• Partir du principe que les réseaux gsm seront saturés en cas de forte affluence ou d’incident
• Privilégier un réseau radio interne à partir de 1000 participants
• Prévoir une ligne fixe avec les services de secours (si possible)
• Fournir ou échanger un poste radio avec la police (si possible).

Didier WILLEMART
Chef de Corps d’une zone de police er

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Sources :
Questionnaire multidisciplinaire pour les organisateurs d'évènements | Centre de Crise
Sécurité des festivités. Guide pratique pour les autorités locales, les services d'intervention et les organisateurs, Politeia, 2020